Auf einer 8.000er-Expedition im Himalaya kommt es besonders aufs Teambuilding an.

Ohne Kommunikation bleibt die Teilnahmequote bei Benefits gering.

Der Gesetzgeber will die Stimmung in Unternehmen heben.

Das Kunstwort Workation setzt sich zusammen aus dem Englisch "Work" (Arbeit) und "Vacation" (Urlaub). Es beschreibt die Möglichkeit, dass Mitarbeiter remote an Orten arbeiten können, die sonst ihren Urlaubswünschen entsprechen. 

Die Workation ist verbunden mit dem Trend zu Work-Life-Shifting und Work-Life-Blending.

Umfang und Form einer Workation 

Insbesondere die neuen mobilen Möglichkeiten der Kommunikation, erlauben es, dass Mitarbeiter auch von entlegenen Orten aus mit ihrem Arbeitgeber, Vorgesetzten, Kollegen und Kunden in Kontakt bleiben und an Projekten arbeiten können. Daher ist die Workation grundsätzlich unabhängig von Ort und Zeitraum. Sollte die Zeitzone sehr entfernt sein, kommt es auf den Mitarbeiter in der Workation an. Diese sollten sich nach den zeitlichen Regelungen des Standortes richten.

Personell können Einzelpersonen, aber auch ganze Teams in eine Workation gehen. Der Vorteil bei Teams ist die noch stärkere Vernetzung der Mitglieder untereinander. 

Der Umfang kann von mehreren Tagen bis zu einigen Monaten gehen, bei dem die Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten weitestgehend selbst bestimmen können. Im Gegensatz zu Sabbaticals bleiben sie aber fester Teil der Organisation. Dazu benötigen sie eine gewisse technische Infrastruktur mit einer stabilen und schnellen Internet-Anbindung und dezidierten Arbeitsplätzen mit großem Bildschirm. Sollten Teams auf eine Workation gehen, bedarf es zudem zentraler Meeting-Räume.

In der Regel gehen Initiative und Planung vom Mitarbeiter aus. Arbeitgeber können die Workation unterstützend  gestalten, indem sie vorab Rahmenbedingungen wie Zeitfenster, Infrastruktur und Kommunikation festlegen.

Die Kosten für die Unterkunft und die Reise werden bei Eigeninitiative grundsätzlich vom Mitarbeiter übernommen, bei Team-Workation sollte sich der Arbeitgeber finanziell beteiligen.

Anforderungen an Mitarbeiter und Führungskräfte

Für Mitarbeiter bedeutet eine Workation Verantwortung und Disziplin. Durch die Vermischung von Arbeit und Urlaub dürfen die Ziele der Organisation nicht aus den Augen verloren werden.

Daher bedarf es einer besonderen Führung. Einerseits müssen Vorgesetzte Ziele und Aufgaben klar kommunizieren und nachhalten. Anderseits müssen sie Freiräume schaffen, um den Mitarbeitern die Möglichkeit der Vacation zu geben.

Daher erfordert die Workation eine hohe Empathie und Flexibilität auf beiden Seiten.

Rechtliche Risiken einer Workation

Eine Workation ist bisher nur bedingt rechtlich geregelt. Derzeit bestehen offene Fragen, die Risiken für den Arbeitgeber und die Mitarbeiter bieten. Daher sind in diesem Benefit auch schon ab dem EU-Ausland folgende Aspekte zu betrachten und gegebenenfalls eine juristische Beratung einzuholen:

• Arbeits- und Aufenthaltsrecht: Je nach Staat bedarf es einer gesonderten Arbeitserlaubnis und eines entsprechenden Visum.
• Steuer- und Sozialversicherungspflicht: Diese ist schon im EU-Ausland unterschiedlich geregelt.
• Arbeitsvertrag: Durch eine Workation können sich die Arbeitszeit, der Urlaub und ggf. das Arbeitsentgelt ändern.
• Datenschutz: Je nach Staat bedarf es hier der Prüfung, wie Daten durch bestimmte Technologien (VPN) geschützt werden können.
• Arbeitsunfallversicherung: In nicht allen Ländern ist die Unfallversicherung Teil der Sozialversicherung. Daher gilt es, hier Vorsorge zu treffen.
• Haftung: Es ist sinnvoll, sich über die geltenden Haftungsregeln im Gastland zu informieren und gegebenenfalls eine gesonderte Haftpflichtversicherung abzuschließen.

Workation im Employer Branding

Workation kann ein Benefit im Employer Branding sein, wenn es die Bedürfnisse der Wunschmitarbeiter erfüllt. Insbesondere bei der Generation Z und Generation Alpha besteht dieses Bedürfnis nach Abwechslung und sozialem Austausch im Beruf.

Das Instrument kann kreative Prozesse auslösen, motivieren und parallel Erholung bieten. Arbeitgeber können zudem ganzen Teams, Führungskräften und Mitarbeitern die Möglichkeit anbieten. So steigert sich durch die parallele private Vernetzung die Retention im Unternehmen. 

Eingeschränkt kann Workation nur für qualifizierte Fachkräfte, insbesondere mit Bezug zu IT und Digitalisierung, optimal funktionieren. Für gewerbliche Berufe ist das Benefit unpassend.

Daher sollten Arbeitgeber prüfen, ob Workation ein Standard-Angebot in der Kommunikation nach innen und außen sein kann. Grundlage ist der Employer Branding-Prozess.

Aus der Workation lassen sich dann Stories im Personalmarketing kreieren, die in unterschiedlichen Plattformen (Mitarbeiter-Blog, Youtube, Linkedin, Instagram etc.) ausgespielt werden können.

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Die Homeoffice-Pflicht endet. Damit liegt die Verantwortung zwischen Mitarbeiter und Arbeitgeber.

Das Konzept basiert dabei auf dem Brand-Ambassador im Personalmarketing.

Das Ziel ist es, die Beteiligungsquote an angebotenen Benefits zu erhöhen und so die Mitarbeiterbindung zu verbessern.

Somit trägt das Konzept der Arbeitgeber-Identität zu.

Benefit-Ambassadors können den zu Ihnen passenden Zielgruppen im Unternehmen die Vorteile der Inanspruchnahme von Benefits persönlich oder auf Augenhöhe vermitteln. 

Basis ist das Konzept der Storytelling.

Instrumente sind persönliche Ansprache, Quotes im Intranet und auf Broschüren sowie Videos im Intranet. 

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Im Employer Branding gibt es viele Erfolgsfaktoren. Hier die Top-10 Ideen nach unserer und der Markt-Erfahrung.

Die Spesenabrechnung ist ein kleiner Teil des Employer Branding. Was sagen Mitarbeiter dazu?